Что делать, если нет возможности физически присутствовать на подписании договора? Такая ситуация действительно может возникнуть, если находитесь в другом городе или временно куда-то уехали, а оформить юридические отношения все равно нужно. Рассмотрим несколько вариантов, которые могут подойти в зависимости от ситуации.

Можно воспользоваться электронным документооборотом (ЭДО). Только нужно учитывать, что организация, с которой подписываете договор, может предоставить такую возможность.

Потребуется электронная подпись. Она представляет собой информацию в электронном виде, которая позволяет подтвердить неизменность (целостность) электронного документа или набора данных, а также идентифицировать автора, создающего такую электронную подпись без его личного присутствия.

Чтобы ее оформить, необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Использование электронной подписи регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронные подписи различаются по своему виду: с разным уровнем защиты и юридической значимости, поскольку применяются они в разных ситуациях.

Если выбирать подобный способ оформления договорных отношений, то важно дать гарантии конфиденциальности электронной подписи и обеспечить их.

Что касается самих документов, то условие в договоре можно прописать следующим образом:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Если возможности воспользоваться ЭДО нет, то можно рассмотреть другой способ. Например, обменяться сканами договоров. Однако нужно учитывать, что хоть такой вариант выглядит самым простым и удобным, он не самый надежный. Для надежности лучше после обмена сканами лучше всего потом обменяться бумажными оригиналами.

Если выбор все же пал на обмен сканами, то в договорах можно прописать следующее:

«Стороны признают надлежащим подписание договора и приложений к нему путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, указанной в разделе «реквизиты и контакты сторон» Договора. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются Сторонами к документам на бумажном носителе. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности адресов электронной почты, указанных в Договоре».

Как и писали выше, защитить свои интересы и права удобнее всего при наличии бумажного оригинала. Если не удается подписать договор лично и есть договоренность об обмене сканами, то следует настоять на обмене оригиналами.

Такой вариант экономит время и позволяет оперативно выйти на проект. В таком случае в договоре можно прописать следующее:

«Стороны признают надлежащим подписание договора и приложений к нему путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, указанной в разделе «реквизиты и контакты сторон». Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности адресов электронной почты, указанных в Договоре».

Заключение договора при необходимости сделать это удаленно, как видим, возможно с использованием различных вариантов. Важно обеспечить конфиденциальность и гарантировать юридическую силу подписанных документов. Выбор подходящего способа зависит от конкретной ситуации и предпочтений сторон.

Агентство 4/3 Agency оказывает полное юридическое сопровождение кинопроектов. Также юристы проводят консультации для работников кино и продакшенов по любым возникающим вопросам.